Vanzari si achizitii

Emiterea unei facturi

Numarul se rezerva atomic din serie, cotele se citesc dupa DATA documentului, iar documentul, liniile si faptul intra in aceeasi tranzactie: ori toate, ori niciuna.

1. Numarul se rezerva din serie
   sub blocaj de rand, deci doua emiteri simultane primesc numere consecutive DISTINCTE, nu acelasi numar.
2. Totalurile se calculeaza dupa EN 16931
   pe cote, cu rotunjirea in bani facuta o singura data, acolo unde o cere norma.
3. Documentul, liniile si faptul se scriu impreuna
   in aceeasi tranzactie. Orice esec intre pasi anuleaza tot — registrul nu ramane desincronizat de document.

Contorul seriei nu e crezut pe cuvant. Inainte sa creasca, se ridica la cel mai mare numar CHIAR FOLOSIT in serie — fiindca in serie mai intra si pe alta usa: preluarea si e-Factura aduc documente cu prefixul scris IN numar, iar contorul nu se misca dupa ele. La o firma reala asta produsese deja un numar legal folosit de doua ori.

Documentele ANULATE intra si ele in maxim: numarul lor a fost consumat. Un contor care s-ar intoarce peste el ar reemite un numar despre care organul stie ca a existat.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce se intampla cand apas „Emite”?"

e-Factura: cele cinci zile lucratoare

Termenul e de 5 zile lucratoare de la emitere (OUG 120/2021, art. 10 alin. (7)). Amenda se da PE LUNA, nu pe factura — dar tot se da.

Drumul prin SPV are patru stari, si fiecare trecere e conditionata de cea dinainte, deci doua procese nu pot transmite aceeasi factura de doua ori:

Sanctiunea e la art. 13^2 alin. (1) lit. c): contraventia se da pentru facturile al caror termen cade „in cursul unei luni calendaristice”. Un client cu zece facturi intarziate in aceeasi luna ia o amenda, nu zece — dar tot ia una, si de-aia cabinetul trebuie sa afle din ziua a treia, nu din a sasea.

Starea de transport traieste pe document, nu in registru: registrul consemneaza fapte economice, iar drumul prin SPV e metadata, rederivabila oricand din SPV insusi.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „In cate zile trebuie transmisa factura in SPV?"

Vanzarile emise din alt program: „Adu din ANAF”

Facturile emise din alt program, pe care programul acela le-a trimis in SPV, se aduc in Vanzari din ANAF, cu liniile lor. Intai se PRIVESC, factura cu factura; se scriu abia la „Scrie cele noi”, iar ce KONTAH nu poate hotari singur ramane in carantina.

Cand firma isi emite facturile din alt program de facturare, programul acela le trimite in SPV, iar ANAF tine fiecare factura ca mesaj „FACTURA TRIMISA”, cu XML-ul si semnatura Ministerului Finantelor. XML-ul acela e originalul facturii. Vanzari → Adu din ANAF il aduce in KONTAH ca factura emisa: clientul, liniile, cotele, scadenta si arhiva semnata, atasata.

1. Alegi perioada
   implicit, luna trecuta. Perioada e a ZILEI EXIGIBILITATII, nu a datei facturii: data livrarii ori capatul perioadei facturate, cand sunt inaintea facturii, altfel data facturii (Codul fiscal, art. 282); la livrarea intracomunitara, ziua 15 a lunii de dupa livrare. O factura din 3 octombrie pentru o livrare din 29 septembrie e a lui septembrie, chiar daca programul a scris pe ea ziua facturii. «Inregistreaza asa» o scrie in luna facturii, pe randul cotei; luna exigibilitatii (ori rd. 16) o va lua randul 284. La factura cu perioada facturata (abonament, chirie, serviciu lunar), capatul perioadei e faptul generator numai daca serviciul s-a incheiat atunci (art. 281 alin. (12)); la prestarea continua, cu plata la data din contract ori la factura, e acea data (alin. (8)) -- motivul iti spune amandoua cazurile.
2. Pui, daca o ai, lista programului
   raportul „Facturi” al lunii, scos din programul de facturare. Luna se confrunta cu el pe serie si numar: ce e in lista si nu e in SPV (livrarile catre clienti straini, facturile netransmise), anulatele, ce e in SPV si nu e in lista, golurile din serii.
3. Privesti
   KONTAH intreaba ANAF si nu scrie nimic. Fiecare factura primeste un verdict: noua (intra in Vanzari), o ai deja (se leaga de documentul tau, fara fapt nou), la tine (ramane in carantina, cu motivul), ori nu e a perioadei sau a firmei. Sub cifre vezi si contul de venit pe care il vor lua liniile.
4. Scrii cele noi
   fiecare factura in tranzactia ei: documentul, liniile, arhiva si faptul emiterii se scriu impreuna. Una care nu se poate scrie trece in carantina, iar celelalte merg mai departe.

Factura adusa sta in Vanzari ca trimisa din alt program: SPV-ul o are deja, deci din KONTAH nu mai pleaca, nu se modifica si nu se renumeroteaza. Notele sunt ale oricarei facturi emise — 4111 pe venit si pe 4427, ori pe 4428 la TVA la incasare —, cu venitul pe contul ales in Setari firma › Facturi (704, cand nu e ales niciunul). Contorul seriei urca peste numarul adus, ca urmatoarea factura emisa din KONTAH sa nu-l refoloseasca.

In Carantina hotarasti pe fiecare factura: o inregistrezi asa, cand motivul e unul pe care il poti ridica tu (ori cu incadrare, la linia de la cota 0); o legi de documentul pe care il ai deja, cand totalul e acelasi; ori o scrii ca corectie, cu felul ei. Hotararea ramane cu numele tau si cu momentul ei, iar arhiva semnata sta pe disc pana atunci.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cum aduc in Vanzari facturile emise din alt program?"

Seriile si golurile: numarul care lipseste

La un control, un numar lipsa nu e o scapare — e o factura despre care organul presupune ca a existat si n-a fost declarata. Sarcina de a arata ce s-a intamplat e a firmei.

Numerotarea se face pe baza unei DECIZII scrise a administratorului (OMFP 2226/2006), care aloca fiecarei serii o plaja. Din ea decurg doua obligatii: numerele se folosesc in ordine si din plaja alocata.

Numerele se compara NUMERIC, nu ca text: lexicografic, „512” e mai mic decat „75”. Masurat pe o firma reala, o serie dadea minimul 512 si maximul 75, cand adevarul era 75..618.

Numerele furnizorilor nu sunt o serie a noastra. Raportul pleaca de la seriile firmei, nu de la toate documentele — altfel iese „interval 541.041.301.024.445”.

Documentele ANULATE nu sunt goluri: numarul a fost consumat si documentul exista, doar ca fara efect. Se numara separat.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce inseamna un gol in serie si ce fac cu el?"

Proforma: arata ca o factura, dar nu e una

E o cerere de plata, nu o operatiune. Nu naste TVA, nu intra in jurnal, nu se conteaza si nu se transmite la SPV.

Proforma nu e document justificativ in sensul Legii contabilitatii 82/1991 art. 6, fiindca nu consemneaza o operatiune efectuata: bunul nu s-a livrat, serviciul nu s-a prestat. Din asta decurge, punct cu punct, tot ce NU face:

Cotele scrise pe ea sunt informative: asa va arata factura.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Proforma intra in TVA sau in D394?"

Storno: retur, reducere sau eroare

Trei feluri, trei conturi si DOUA luni fiscale diferite. Alegerea gresita trece de validatorul ANAF si nu se vede pana la un control.

Returul de marfa si reducerea de pret acordata ulterior NU sunt erori, sunt evenimente. Cad pe art. 330 alin. (2), nu pe alin. (1) care guverneaza corectarea informatiilor inscrise in factura. Deosebirea nu e academica, fiindca luna fiscala difera.

Art. 287 are sase litere si niciuna nu se numeste „retur de marfa”: returul calatoreste pe lit. b), „refuzuri totale sau partiale privind cantitatea, calitatea ori preturile”. Lit. e) e doar despre ambalaje.

Returul FIZIC e un al doilea document, nu din eleganta: nota de credit corecteaza creanta si venitul, dar marfa care se intoarce in raft trebuie sa intre in gestiune, la cost. Doua lucruri diferite, doua documente.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cum storneaza corect o factura si ce fel aleg?"

Donatia, protocolul si autoconsumul

O LIPSA din gestiune se AJUSTEAZA. O DONATIE se COLECTEAZA. Aceeasi marfa, acelasi cont 635, si totusi doua operatiuni diferite.

Perechea e toata lectia, si se citeste pe orizontala:

Textul, art. 270 alin. (4), cere DOUA conditii deodata: sa fie o preluare cu una din cele doua destinatii — folosire fara legatura cu activitatea, sau punere la dispozitia altora in mod gratuit — si taxa sa fi fost dedusa, total sau partial.

CASAREA nu e aici, si nu fiindca ar scuti-o cineva: nu incape in text. Un bun casat nu se duce nicaieri, deci nu e nici preluare „pentru a fi utilizat”, nici „pentru a fi pus la dispozitia altor persoane”. Intrebarea ei e ajustarea, iar art. 304 alin. (2) lit. a) o scuteste cand distrugerea e dovedita.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce fac cu marfa data gratuit sau consumata in firma?"

Facturile primite: coada „De clasificat”

Facturile intra automat din SPV, dar liniile vin FARA cont: furnizorul nu ne stie planul de conturi. Aici se completeaza contul, manual sau automat.

Faptul — primirea facturii — e deja in registru din clipa in care a venit din SPV. Clasificarea contabila e altceva si vine dupa: ea nu e fapt economic, deci nu produce eveniment. Se consemneaza in documentul insusi cine a clasificat, cand si cum.

„Clasifica automat” ARATA INTAI ce stie — factura cu factura, linie cu linie, cu locul de unde stie — si pune abia la „Aplica”. Lucreaza pe toata coada ori numai pe facturile bifate. Pe o factura cu doua sute de pozitii pune cele stiute si lasa in fata ta cele cateva noi; factura iese din coada cand toate liniile ei au cont.

Trei trepte, de la cea mai tare: aceeasi linie; aceeasi linie cu alte cifre; si furnizorul care a fost pus mereu pe un singur cont — asta din urma se aplica singura abia de la trei linii clasificate, pana atunci e doar propunere „de privit”. O linie pe care ai pus-o candva pe doua conturi nu se mai pune singura pe niciunul. Memoria e a furnizorului: acelasi produs de la alt furnizor se clasifica o data si la el.

In casuta contului se umbla cu tastatura: sagetile muta randul aprins, Enter il alege, Esc inchide. Tot de acolo se creeaza analiticul dorit — 371.001, 371.00099 — cu denumirea cabinetului: radacina trebuie sa existe in plan, restul e alegerea ta.

Factura se deschide intr-o fereastra a ei, cu fiecare pozitie pe un rand: cantitate, pret, COTA, valoare, TVA, contul, TIPUL CHELTUIELII (deductibila / 50% / nedeductibila — tinut minte odata cu contul, pentru aceeasi linie de la acelasi furnizor), centrul de cost (santierul, locatia — ajunge in analiticul contului), vehiculul si CAT DIN TAXA SE DEDUCE (100 / 50 / 0). Sub trepte se vede chiar nota: 4426 = 401 pe partea dedusa, contul liniei = 401 pe partea intrata in cost. La firma neplatitoare treapta sta pe 0: taxa e cost (Cod fiscal art. 310 alin. (10) lit. a)). Partea nedeductibila apare in jurnalul de cumparari, pe coloana ei, si nu se preia la rd. 31 din D300.

„Adu din ANAF” aduce facturile primite prin e-Factura din ultimele 60 de zile: ARATA intai, factura cu factura — noua, o aveai deja (se leaga de documentul din liste), de privit — si scrie in registru abia la „Scrie in registru”. Ce e nesigur ramane in carantina, cu arhiva pastrata, si nu se scrie.

Odata clasificata, factura NU se mai poate dubla: contul unei linii se SCHIMBA, ori clasificarea se SCOATE si factura se intoarce in coada — amandoua numai in luna deschisa si cat timp nu exista un NIR viu pe ea. Receptia pe gestiune nu duce in stoc mai mult decat valoarea marfii facturii; al doilea NIR pe aceeasi factura e refuzat, iar NIR-urile ei se vad langa factura si nota.

Contul pus pe linie bate implicitul din regula de contare, iar notele se rederiva la recontare. Deci o clasificare gresita se repara schimband contul, nu stergand note.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „De ce au facturile primite linii fara cont?"

Ce fel de document e, si ce TVA poarta

Noua feluri de document de achizitie, si fiecare are alt regim de TVA. Bonul fiscal deduce numai daca poarta CIF-ul cumparatorului; avizul primit e neexigibil.

Lista traieste intr-un singur loc, si toate proiectiile se uita la ea: registrul de achizitii, propunerile, neplatitele si jurnalul de cumparari. Un fel nou se adauga o singura data.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Pot deduce TVA de pe un bon fiscal?"

Taxarea inversa interna: cele trei porti

Furnizorul nu inscrie taxa; beneficiarul o determina si o arata in decont si ca taxa colectata, si ca taxa deductibila. Raspund amandoi.

Prin exceptie de la regula generala, la anumite operatiuni din interiorul tarii persoana obligata la plata taxei nu e furnizorul, ci BENEFICIARUL (art. 331 alin. (3)). La un cumparator cu drept integral de deducere efectul de casa e zero — dar decontul trebuie sa arate amandoua sumele, pe randurile lui.

1. Amandoi inregistrati la art. 316
   nu art. 317: codul special pentru operatiuni intracomunitare NU deschide taxarea inversa interna.
2. Categoria sa fie in vigoare la DATA operatiunii
   opt dintre cele douasprezece litere au termen — alin. (6) le da pana la 31 decembrie 2026. Lista sta in baza, datata, nu in program.
3. Pragul de 22.500 lei la literele i)-k)
   pe FACTURA si fara TVA (alin. 7). Nu e prag pe linie si nu e prag pe luna. Sub prag, factura merge cu TVA normal.

Alin. (4): „De aplicarea prevederilor prezentului articol sunt responsabili ATAT furnizorii, CAT SI beneficiarii”. De aceea verificarea se face pe amandoua sensurile, nu doar la cumparare.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cand se aplica taxare inversa pe piata interna?"

Vehiculele si deducerea de 50%

Regula sta pe VEHICUL, nu pe cont. Daca masina nu e folosita 100% in scopul activitatii, tot ce atarna de ea intra la jumatate: combustibil, service, leasing, asigurare, parcare.

Doua limitari legale, aproape identice ca text si diferite ca efect: TVA la art. 298 alin. (1), impozit la art. 25 alin. (3) lit. l). Amandoua pornesc de la acelasi lucru — masina folosita si in interes personal.

Cele doua PRAGURI, aceleasi la ambele impozite: peste 3.500 kg masa totala maxima autorizata, sau peste 9 scaune inclusiv al soferului, limitarea NU se aplica. De aceea se cer la inregistrarea vehiculului — nu se ghicesc din denumire.

Cele doua liste de EXCEPTII nu sunt identice, si cine le trateaza ca pe una singura greseste una dintre ele. La TVA, inchirierea si leasingul au litera lor, e); la impozit sunt topite in punctul despre prestari cu plata.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce cheltuieli ale masinii intra la 50%?"

Inactiv nu e totuna cu cod de TVA anulat

Doua registre publice, doua consecinte DIFERITE, si amandoua cad in capul CUMPARATORULUI. Furnizorul isi vede de treaba, tu pierzi deducerea.

Nici exceptiile nu sunt identice, si e cea mai fina deosebire din tot capitolul: la alin. (7), falimentul acopera si bunuri si servicii; la alin. (9), numai bunuri. La un furnizor in faliment cu codul de TVA anulat, un SERVICIU nu intra in exceptie, deci taxa lui ramane nedeductibila.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce pierd daca furnizorul e inactiv sau are codul anulat?"

Cine imi datoreaza, de cand, si se potriveste cu 4111

Trei intrebari intr-una. Vechimea se numara de la SCADENTA, nu de la emitere, iar totul se cere LA O DATA, nu „azi”.

„Cat am de incasat” se stia dinainte. Intrebarea adevarata e alta, si are trei bucati: cat — soldul comercial, pe document, nu pe cont; de cand — vechimea, numarata de la scadenta; se potriveste — confruntarea cu balanta, fiindca doua registre care spun cifre diferite despre acelasi lucru inseamna ca unul minte.

Totul se cere LA O DATA, si asta schimba fiecare bucata: decontarile se numara doar pana in ziua ceruta, o nota de credit din septembrie nu micsoreaza creanta de la 31 august, iar diferentele de curs intra cu data lor contabila, aceeasi pe care o foloseste si contarea.

Din pozitiile deschise, un clic pe numarul documentului ori pe total deschide documentul intreg: hartia lui in stanga — PDF-ul facturii emise, ori vizualizarea KONTAH a facturii primite, desenata din datele inregistrate — si nota contabila in dreapta, cu regula fiecarui rand. Acelasi drum se deschide si din registrul de achizitii, din randul desfasurat al facturii.

Langa facturi poate aparea un cartonas „Sold preluat”. E datoria adusa de la preluare pe analiticul unui furnizor, pentru care softul dinainte n-a dat si lista facturilor deschise. Nu apare in lista de facturi, fiindca nu se poate plati alegand o factura — nu se stie care e. Dar nici nu dispare: suma facturilor si a soldului preluat e cea din balanta.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cat imi datoreaza clientul asta si de cand sta acolo?"

Ce am comandat si ce a plecat fara factura

Comanda nu e un fapt economic, e o intentie: nu intra in registru. Avizul, in schimb, e trei lucruri deodata, si toate trei trebuie sa fie adevarate.

Comanda catre furnizor raspunde la intrebarile pe care un depozit nu si le putea pune: ce am cerut si n-a venit, ce a venit in minus, care furnizor intarzie. Ea nu intra in registru — nu e un fapt, e o intentie. Se materializeaza pe caile obisnuite: factura e faptul, receptia e intrarea in gestiune, iar comanda ramane referinta lor.

Avizul de insotire e in acelasi timp trei lucruri, si toate trei trebuie sa fie adevarate in acelasi moment:

Cand soseste factura, ea nu re-descarca stocul si nu mai naste venit: muta creanta de intocmit in creanta certa si face TVA exigibila.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce am comandat si n-a venit? Ce am livrat si n-am facturat?"

Comenzile clientilor si marfa rezervata

Comanda clientului nu e o factura: se confirma, pleaca in transe, se inchide. Cat e confirmata, marfa ei e rezervata in stoc — fara ca cineva sa tina rezervarea de mana.

Comanda se face in Vanzari, fila „Comenzi”. Ca si comanda catre furnizor, nu intra in registru: nu naste creanta, nu misca stoc. Faptele raman avizul si factura, iar comanda e referinta lor.

1. Ciorna
   ai notat ce vrea clientul; nu rezerva nimic.
2. Confirmata
   i-ai spus clientului ca marfa e a lui: restantul ramane rezervat in gestiunea articolului pana pleaca.
3. Factureaza restul
   deschide factura obisnuita, umpluta cu ce mai e de livrat; o poti schimba inainte de emitere. La fel se leaga si avizul.
4. Inchide sau anuleaza
   clientul nu mai vrea restul: cu ceva livrat se inchide, iar restul se elibereaza; fara nimic livrat se anuleaza.

Rezervarea nu opreste o vanzare: daca vinzi altui client marfa promisa, factura se emite, fiindca vanzarea s-a facut. KONTAH iti spune insa pe loc ce comenzi raman descoperite, iar comanda arata, pe fiecare produs, cat din restant mai are stoc si cat lipseste.

Magazinul online sau CRM-ul trimite comanda cu numarul lui. Daca o retrimite, primeste aceeasi comanda inapoi, nu o a doua rezervare pe acelasi stoc.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce mi-au cerut clientii si n-a plecat? Pot vinde marfa asta, sau e promisa altcuiva?"

Jurnalele de vanzari si de cumparari

Aceleasi documente, alta intrebare: nu „ce s-a intamplat cu contul”, ci „ce TVA am colectat si ce am dedus”, document cu document.

Jurnalele se nasc din documente cu partener, cota si baza, si sunt sursa din care se scrie decontul. De aceea o nota contabila manuala NU intra in ele: n-are partener, n-are cota si n-are baza, iar daca ar intra, decontul si jurnalul ar spune lucruri diferite.

Coloana Cont nu e o conventie ghicita: se citeste din notele documentului, scazand conturile care se stiu dinainte — TVA, creanta, datoria. Ce ramane e venitul, cheltuiala sau stocul, si de acolo se deschide fisa contului pe aceeasi perioada.

Coloanele exigibil si neexigibil exista fiindca asa cere realitatea: avizul si TVA la incasare tin taxa pe 4428 pana la momentul ei.

Factura in valuta intra in jurnal in lei. Baza si TVA-ul randului sunt leii liniilor, scrisi la emitere ori la inregistrare cu cursul facturii — aceiasi lei din care se fac notele, deci jurnalul se inchide pe 4427 si 4426. Suma in moneda facturii si cursul stau in observatia randului („EUR 1.000,00 × 4,9771 (BNR 14.09.2026)”) si nu se aduna niciodata cu leii. Din aceiasi lei se fac D300, D394, D390 si D406, ca si Lista vanzari si cardurile Vanzari.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „De unde vine cifra din decontul de TVA?"

Asistentul propune, omul emite

Citirile le face pe loc; orice emitere se opreste intr-un card de confirmare, cu cifrele calculate de server si cu orice abatere de la nomenclator scrisa pe fata.

Asistentul CITESTE singur — cauta parteneri, aduna facturile neincasate, se uita in stoc — si nu SCRIE niciodata singur. Prima cerere de emitere opreste dialogul si se intoarce ca un card de confirmare. Factura e act juridic; asistentul o pregateste, omul o semneaza.

Cifrele de pe card sunt ale SERVERULUI, nu ale modelului: partenerul se verifica in baza, cantitatile se inmultesc si TVA-ul se calculeaza aici. Fraza modelului nu ajunge pe card.

Ultimul rand e altceva decat primele trei, si cardul o spune: nomenclatorul nu tine pret, deci reperul pretului e istoria, nu catalogul. Un card care ar scrie „abatere de la pretul din nomenclator” ar trimite contabilul sa caute un pret oficial care nu exista nicaieri.

Nimic nu se blocheaza. Un pret de zece ori mai mare poate fi o greseala a modelului sau poate fi chiar factura care trebuie emisa — hotaraste omul. Modifica deschide liniile spre corectare, iar cardul se reface pe server, cu confruntarea refacuta odata cu el: o cota corectata stinge alarma.

Ce a scris asistentul se poate citi oricand: evenimentele nascute asa poarta canalul asistent, iar raspunsul arata in aceeasi linie si CINE a apasat Confirma. Raspunderea e a omului, si „a facut-o asistentul” nu e un raspuns.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce poate si ce nu poate sa scrie asistentul?"