Firma intra

Client nou si Preluare sunt un singur drum

Preluarea nu poate incepe fara o firma. Usa de intrare e Client nou; preluarea e continuarea ei fireasca.

In meniu sunt doua intrari care par sa faca acelasi lucru: Client nou, hexagon al cabinetului, pe consola, si Preluare firma, in meniul firmei, langa Setari firma. Nu sunt doua drumuri paralele. Tot ce face preluarea trece prin adresa unei firme, deci ea nu poate incepe pana firma nu exista — de aceea sta la firma, nu la cabinet.

Preluarea ramane si in meniu, fiindca se poate relua oricand pe o firma care exista deja. Atunci e o unealta, nu o usa.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cum adaug un client nou care vine de la alt cabinet?"

Client nou, in patru timpi

Scrii CIF-ul, apesi CAUTA, RECUNOSTI firma adusa din registru, si abia apoi se creeaza. Bifa de recunoastere e singura paza care tine: o cifra gresita nu da eroare, da ALTA firma, existenta si valida.

1. Scrie CIF-ul
   Codul unic de inregistrare de pe certificat, fara prefix. Nu codul de TVA. Codul de TVA e alt lucru si nu e „RO plus CIF”: o firma inregistrata pentru operatiuni intracomunitare (art. 317) are un cod cu totul alt numar.
2. Apasa CAUTA
   KONTAH intreaba registrul si aduce denumirea, adresa si numarul din registrul comertului.
3. Recunoaste firma
   E o bifa, si e singura paza care chiar tine. O cifra gresita intr-un CIF nu da eroare: da alta firma, existenta si valida. Masina aduce numele, omul il recunoaste. Pana nu bifezi, butonul de creare sta stins.
4. Creeaza, si raspunde la ultima intrebare
   Dupa ce firma s-a facut, fereastra nu se inchide: intreaba „aduci datele din softul vechi?”. De acolo mergi in Preluare sau in Setari.

Semnul ca e gata: firma apare in selectorul din capul barei laterale, si KONTAH te-a dus deja in ecranul urmator.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce scriu la CIF si ce e cu intrebarea despre codul de TVA?"

Ce data are preluarea

Alegi luna DIN CARE firma incepe sa lucreze in KONTAH. Soldurile sunt adevarate la sfarsitul lunii dinaintea ei, iar ecranul iti scrie amandoua datele.

Se alege luna din care firma incepe sa lucreze in KONTAH, iar ecranul socoteste singur restul: soldurile sunt adevarate la sfarsitul lunii dinaintea celei de start.

Ecranul scrie amandoua datele, ca sa nu ceri alt fisier decat trebuie.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce balanta imi trebuie pentru preluare si de la ce data?"

Confruntarea soldurilor la preluare

Balanta preluata e baza. Facturile deschise aduse din programul vechi peste soldul din balanta sunt platite acolo si nebifate: se sting aici, cele mai vechi intai.

In programul vechi, o factura iese din lista de incasat doar cand cineva o bifeaza pe incasare. Balanta nu asteapta bifa: plata intra in ea oricum. De aceea la o firma preluata lista spune mai mult decat balanta, iar balanta e cea corecta — regula lui Octavian din 17 septembrie 2026, si a cabinetului: „tot ce am preluat la 31.07.2026, balanta are soldurile corecte; ulterior KONTAH calculeaza dupa regulile curente”.

Preluare firma → Confruntarea soldurilor pune, partener cu partener, soldul din balanta la data preluarii langa facturile lui deschise de dinainte de linie. Unde facturile sunt mai mult, KONTAH propune ce sa stinga — cele mai vechi intai, ultima atinsa partial — iar tu vezi factura cu factura, scoti ce vrei din propunere si apesi o data. Se fac amandoua sensurile: clienti (4111) si furnizori (401).

Soldul se imparte pe analitic, nu pe rand din nomenclator. Acelasi partener poate sta in nomenclator pe doua randuri — preluarea de solduri i-a scris codul in cifre («16019310»), listele din programul vechi cu tara in fata («RO16019310», «DE316307487») — dar in balanta are un singur analitic, deci un singur sold. Daca fiecare rand ar primi soldul intreg, fiecare ar pastra deschise facturi cat tot soldul, si lista ar spune de doua ori cat balanta. De aceea facturile tuturor randurilor legate de acelasi analitic stau la un loc si se sting o singura data, cele mai vechi intai. Randul o spune langa nume — „+1 rand in nomenclator” — iar in lista desfacuta fiecare factura arata pe care rand sta. Randurile gemene se contopesc separat, de catre cabinet; confruntarea e corecta si inainte, si dupa.

Restul e cel de la data preluarii. Balanta de pe linie cuprinde factura din iunie intreaga, chiar daca a fost incasata in august, in KONTAH. Coloana „Rest la …” arata deci cat era deschis ATUNCI, ca sa se poata pune langa balanta de atunci; o factura incasata intre timp apare cu „incasata dupa linie” si nu mai intra in propunere — nu se poate stinge la preluare ce s-a incasat deja.

Documentele in valuta stau in oglinda in lei. Balanta e in lei, iar o factura in euro isi tine totalul si restul in euro. Langa sold se pune deci valoarea ei in lei, la cursul documentului — aceeasi din fisa partenerului si din balanta vechimii. In lista desfacuta, totalul isi spune moneda si cursul, iar sub restul in lei sta restul in moneda facturii. Propunerea socoteste in lei cat e de stins si scrie pe fiecare factura suma in moneda EI: din lista de incasat ies euro, din oglinda ies lei.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „De ce lista de incasat arata mai mult decat balanta, si cum o aduc la balanta?"

Ce fisiere cere preluarea

Balanta e singura fara de care firma nu poate porni. Restul se pot da si mai tarziu: preluarea e repetabila.

Gestiunile nu se mai configureaza de mana dupa preluare. KONTAH pune fata in fata soldul fiecarei gestiuni din „Miscari stocuri” cu soldul conturilor de stoc din balanta analitica a aceleiasi luni — 301, 345, 371, 381 — si leaga gestiunea de contul care are exact valoarea ei. Apoi verifica intrarile contra rulajului debitor si iesirile contra celui creditor, ca un contabil. O gestiune care nu se inchide pe bani nu primeste cont; raportul spune de ce.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce rapoarte export din softul vechi pentru preluare?"

Verifica intai, preia dupa

„Verifica intai” citeste tot, confrunta tot si nu scrie nimic. „Preia datele” face acelasi drum si scrie la capat.

Ordinea nu e o formalitate: o firma pornita gresit produce ani de diferente pe care nu le mai explica nimeni, iar raportul se citeste inainte, nu dupa.

Inauntru, fisierele se citesc intr-o ordine care conteaza: balanta prima, fiindca tot restul se aseaza pe randurile ei. Fisele de cont, de pilda, nu creeaza conturi noi — completeaza conturi care exista deja din balanta.

Preluarea e repetabila: se poate relua oricand, si rescrie ce e al datei ei. Deci se poate incepe cu balanta si completa restul mai tarziu.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „De ce sa verific inainte sa preiau?"

Ce opreste preluarea

Sapte refuzuri, si niciunul nu e capriciu: fiecare inseamna ca fisierul nu se aduna cu el insusi sau nu e cel cerut.

Astea nu sunt avertismente: preluarea se opreste si nu scrie nimic.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Preluarea imi da o eroare si nu inteleg ce sa fac."

Ce se spune, dar nu opreste

Diferentele intre registru si balanta, analiticele fara partener, stocul de amanunt: lucruri firesti, pe care programul nu le poate sti si le lasa in seama ta.

Astea intra in raport si raman scrise. Nu sunt erori; sunt lucruri pe care programul nu are de unde sa le stie.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Preluarea imi arata niste diferente. Sunt grave?"

Setarile firmei: ce se hotaraste aici si ce nu

Identitatea, poarta TVA, impozitul, vectorul fiscal, ce lucreaza clientul in portal si declarantul. Cinci carduri sus arata starea SALVATA; dedesubt, fiecare hotarare e o placa pe care o apesi, nu o lista din care alegi.

Cardurile de sus arata ce e SALVAT, nu ce e bifat pe ecran: o placa apasata si nesalvata nu schimba cardul. Fiecare panou are butonul lui de salvare, deci o schimbare la TVA nu asteapta dupa declarant.

Ce NU se seteaza aici are ecranul lui: gestiunile (tip, metoda, conturi, coeficientul K) in Gestiune › Configurare gestiuni; seriile de documente in Vanzari; profilul de salarizare in Salarizare › Firma.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Unde deschid Gestiunea pentru un client si unde setez regimul de TVA?"

Numele fisierelor, reprezentantul si datele din registru

Orice act ori export se salveaza ca FIRMA_ACTUL_DATA, reprezentantul legal se ia din Setari firma, iar datele firmei care lipsesc se scriu singure din registrul ANAF.

Numele fisierului spune firma, actul si data: ONETWO_S.R.L._Act_aditional_suspendare_CIM_3_2026-10-03.pdf, BEFORE_&_AFTER_LOOK_S.R.L._Fisa_partenerului_..._2026-08-01_2026-09-30.xlsx. Il da KONTAH, nu browserul: orice buton „Descarca” salveaza cu numele acesta. Data e ziua actului ori perioada — luna (2026-09), trimestrul (2026-T3), intervalul.

Reprezentantul legal se completeaza o data, in Setari firma › Reprezentantul legal: prenumele, numele si calitatea („Administrator” la SRL, propus si confirmat de tine). Il tiparesc actul aditional („reprezentata legal prin …, in calitate de …”), adeverinta, ordinul de deplasare, evidenta orelor si registrul de mobilitate. Cand lipseste, se ia declarantul numai daca e administrator, iar ecranul o spune; un declarant imputernicit ori contabil nu ajunge pe act — acolo ramane linia de completat.

Datele firmei din registrul ANAF. Cand denumirea, nr. reg. com., adresa, orasul, judetul ori telefonul sunt goale, KONTAH le scrie singur din registru — la deschiderea Setarilor firmei si inainte de o declaratie, o factura ori un act. Campul scris asa poarta semnul „din registrul ANAF, scris singur la …”. Ce ai completat tu nu se schimba niciodata singur, iar CAEN-ul ramane propunere: il confirmi tu. Adresa, orasul si judetul se scriu numai impreuna, cand lipsesc toate trei. Actele de personal si caseta «Adresă sediu social» din D112 poarta sediul social din registru; in rest, declaratiile poarta domiciliul fiscal. Sediul social se vede in cardul Datele firmei si se reciteste cu „Recitește de la ANAF”.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „De ce fisierul descarcat se numeste asa si de unde vine numele de pe act?"

Semnul ca firma a intrat

Trei lucruri: raportul spune „Preluare efectuata”, totalurile se potrivesc cu balanta sursei, si firma apare in consola cu soldurile ei.

1. Raportul spune „Preluare efectuata”
   nu „Verificare · nu s-a scris nimic”. Cat timp scrie a doua, in baza nu e nimic.
2. Totalurile se potrivesc
   raportul arata totalul debitor si cel creditor al soldurilor preluate; ele trebuie sa fie chiar cele din balanta sursei.
3. Firma apare in consola
   cu soldurile ei pe clienti si furnizori.

Din clipa asta, luna in care firma incepe sa lucreze e deschisa, si se poate trece la documente.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „De unde stiu ca preluarea chiar s-a scris?"