Termeni și condiții

Citește-le înainte să deschizi un cont. Sunt scrise scurt și la persoana a doua, ca să se poată citi; ce nu știm încă spunem că nu știm încă, nu promitem.

1. Cine îți oferă serviciul

Site-ul https://kontah.ro, instanța de demonstrație /contact/ și aplicația KONTAH sunt operate de societatea de mai jos, în calitate de prestator. Datele sunt cele pe care art. 5 din Legea 365/2002 privind comerțul electronic cere să le găsești ușor.

Codul aplicației, marca KONTAH și infrastructura pe care rulează aparțin OCJAI S.R.L., Timișoara. KONTAH S.R.L. le folosește pe bază de licență internă și răspunde față de tine ca prestator; OCJAI S.R.L. găzduiește instanța de producție și apare, ca atare, în lista subprocesatorilor.

2. Definiții

• Serviciu — tot ce îți punem la dispoziție: aplicația, instanța de demonstrație, site-ul, documentația, interfața de programare și suportul.
• Aplicație — aplicația web KONTAH, la https://app.kontah.ro, cu cele două fețe ale ei: fața cabinetului și fața clientului. Aceleași date, aceeași bază; fața urmează rolul omului.
• Instanța de demonstrație — /contact/: aceeași aplicație, cu date fictive, fără nicio legătură cu ANAF. Se poate reseta oricând, fără anunț și fără nicio garanție.
• Cont — identitatea unui om în aplicație: adresa de e-mail, parola și rolurile pe care le are pe firme.
• Utilizator — omul care are un cont, indiferent de rol.
• Cabinet — cabinetul de contabilitate care lucrează în aplicație pentru firmele încredințate lui.
• Client — firma (persoană juridică sau alt profesionist) a cărei evidență se ține în KONTAH și care e parte a contractului de abonament.
• Abonament — dreptul de a folosi aplicația pe durata contractului, pe modulele activate pe cont.
• Modul — o parte funcțională a aplicației (facturare, gestiune, producție, bancă și casă, salarizare, active, contabilitate, declarații), activată pe cont.
• Registru — registrul unic de evenimente în care se scriu faptele firmei, o singură dată, fără rescriere; tot restul (jurnale, balanță, declarații) se calculează din el.
• Date ale clientului — tot ce introduci, încarci sau trimiți în aplicație tu, cabinetul tău sau sistemele voastre: documente, parteneri, facturi, extrase, state de salarii, fotografii de documente, chei și configurări.
• API — interfața de programare publicată în contractul OpenAPI, prin care un sistem terț se leagă de aplicație cu o cheie de API.

3. Acceptarea termenilor

Termenii se aplică oricui folosește site-ul, instanța de demonstrație sau aplicația. Dacă nu ești de acord cu ei, nu folosi serviciul.

Contul se deschide împreună cu echipa KONTAH, printr-o preluare asistată: ne cunoaștem, aducem datele firmei, pornim modulele de care ai nevoie. Înscrierea singur, online, încă nu există. Acceptarea termenilor se face în scris, la deschiderea contului, în contractul de abonament; fiecare autentificare de după aceea înseamnă că lucrezi în condițiile versiunii în vigoare, afișată pe această pagină.

Pentru că relația începe electronic, iată ce cere art. 8 din Legea 365/2002 să știi înainte: etapele sunt contactul, preluarea asistată și deschiderea contului; contractul se păstrează de KONTAH S.R.L. și ți-l dăm la cerere; limba contractului e româna; ce trimiți în aplicație se vede pe ecran înainte de a intra în registru, ca să poți corecta o greșeală de tastare. Contractul se consideră încheiat în condițiile art. 9 din aceeași lege.

Clientul răspunde pentru utilizatorii pe care îi aprobă și pentru drepturile pe care le setează. Jurnalul aplicației ține minte cine a făcut ce, deci răspunderea rămâne trasabilă pe om.

4. Serviciul

KONTAH e o aplicație web care ține facturarea, gestiunea și contabilitatea unei firme pe un registru unic de evenimente. Faptele nu se rescriu; tot ce e derivat se recalculează din ele. Are două fețe: cabinetul vede tot portofoliul lui, omul din firmă își vede firma.

Ce nu e serviciul: nu e consultanță fiscală, contabilă sau juridică și nu ține locul unui profesionist contabil. Regulile de contare și raționamentul declarațiilor sunt ale casei și nu fac obiectul licenței; ce publicăm sunt formatele, integrările și garanțiile sistemului, în manualul tehnic.

Suprafața publicată a API-ului e scurtă dinadins: fiecare cale publicată e o promisiune că nu dispare fără să se rupă integrarea cuiva. Crește la cerere.

5. Contul și accesul

• Intri cu adresa de e-mail și parola. Parola se păstrează doar ca amprentă (bcrypt); nu o cunoaștem și nu ți-o cerem niciodată prin e-mail sau telefon.
• Poți porni al doilea factor: un cod din aplicația ta de autentificare (TOTP), cu coduri de rezervă arătate o singură dată. Cine le pierde le regenerează, nu le recuperează.
• Sesiunea folosește un jeton de acces cu viață scurtă (30 de minute), reîmprospătat automat dintr-un jeton de sesiune de 12 ore. Deconectarea le șterge din browser.
• Rolurile sunt: admin_ah, contabil, robot, client_admin, client_operator. Un om are un singur rol pe o firmă. Dreptul pe o firmă nu stă în jeton: se verifică la fiecare cerere, iar revocarea are efect imediat.
• O cheie de API aparține unei integrări, nu unui om: e legată de o firmă, se vede o singură dată la creare, se păstrează doar ca amprentă și se revocă oricând, cu efect imediat.
• Fiecare livrare prin webhook e semnată (HMAC-SHA256) cu secretul abonamentului, ca sistemul tău să poată verifica de la cine vine.
• La fiecare autentificare reușită, eșuată sau blocată se rețin adresa IP și agentul de browser, în jurnalul de securitate; la fel la exporturi și la descărcări de documente. Jurnalul nu se poate șterge. Intrarea are limitare de rată: la data acestei versiuni, cinci încercări eșuate pe o adresă în cincisprezece minute, sau cincisprezece adrese diferite ratate de la același IP, blochează intrarea pentru cincisprezece minute.
• Parola e numai a ta. Nu împrumuți contul: un program din afară primește o cheie de API, nu parola unui om. Dacă bănuiești un acces neautorizat, scrie-ne imediat la tech@kontah.ro.

6. Abonamentul și plata

• Abonamentul se stabilește la contractare, pe modulele activate pe cont. Prețurile se comunică la contractare și se scriu în contract.
• Factura o emite KONTAH S.R.L.. TVA se aplică după regimul fiscal al KONTAH S.R.L. la data facturării.
• Plata se face prin transfer bancar, pe factură. Nu procesăm carduri și nu îți cerem date de card.
• La neplată te anunțăm, apoi contul trece în doar-citire: vezi tot, exporți tot, nu mai poți scrie. Datele nu se țin ostatice: nu se șterg și nu se condiționează de plată.
• Contractul poate înceta la inițiativa oricărei părți, în condițiile lui. Ce se întâmplă cu datele la încetare e la secțiunea 9.

7. Obligațiile utilizatorului

• Introduci date corecte și documente pe care ai dreptul să le prelucrezi. Pentru datele personale ale altora din documentele tale (salariați, clienți persoane fizice), tu ești operatorul și tu răspunzi de temeiul lor.
• Nu încerci să ocolești izolarea dintre firme, drepturile rolurilor sau limitările de rată, și nu testezi securitatea aplicației fără acordul nostru scris.
• Nu încarci programe dăunătoare, nu extragi sistematic date (scraping), nu revinzi și nu subînchiriezi accesul, nu dai acces unor terți neînregistrați. Accesul programatic se face doar prin API, cu cheia contractată.
• Respecți legea în ce emiți și înregistrezi. Aplicația refuză unele lucruri (o perioadă închisă, o cotă lipsă); ce nu refuză ea rămâne răspunderea ta.
• Ții la zi adresa de e-mail a contului: acolo trimitem notificările.

8. e-Factura și declarațiile

e-Factura. Obligația de a transmite facturile prin sistemul RO e-Factura e a ta, ca emitent (art. 10 alin. (1) din OUG 120/2021). KONTAH transmite și primește în numele firmei tale, cu propria ta autorizare dată în Spațiul Privat Virtual (autorizarea OAuth a ANAF), și păstrează arhiva semnată a ce a trimis și a primit. Tu rămâi declarantul. Nicio factură nu iese fără să treacă validarea pe structura cerută de art. 4 din OUG 120/2021 (standardul european și regulile RO_CIUS).

Declarațiile. D300, D394, D390, D301, D112, D100, D101, D710 și D406 se generează din registru și trec prin validatorul oficial al ANAF înainte să ajungă la tine. KONTAH calculează, generează și validează. Verificarea și depunerea rămân ale profesionistului contabil și ale contribuabilului.

9. Datele clientului

• Datele sunt ale tale. KONTAH le prelucrează ca persoană împuternicită, pe instrucțiunile tale, în condițiile acordului de prelucrare.
• Registrul e append-only: baza de date refuză modificarea și ștergerea evenimentelor, iar fiecare fapt poartă amprenta SHA-256 a celui dinainte. O corecție e un fapt nou (storno), niciodată o ștergere. Documentele fotografiate sunt imutabile și au propria amprentă SHA-256.
• Consecința: un document contabil înregistrat nu se poate șterge individual — nici tehnic, nici legal, pentru că legea îți cere să-l păstrezi (art. 25 din Legea contabilității 82/1991). Se poate restrânge accesul la el, iar proiecțiile se pot anonimiza acolo unde legea permite.
• Fiecare firmă stă în camera ei: separarea e impusă de PostgreSQL (row-level security forțat), iar rolul cu care rulează aplicația nu o poate ocoli.
• Îți poți exporta datele oricând, în formate deschise: CSV, XLSX, PDF, XML.
• La încetare, indiferent de motiv: export complet, apoi o perioadă de grație de 90 de zile în care contul rămâne în doar-citire, apoi ștergere probată, cu dovadă scrisă. Fac excepție datele pe care KONTAH S.R.L. trebuie să le păstreze ca prestator (facturile emise ție, contractul, jurnalul de securitate) și copiile de siguranță, din care datele ies la expirarea retenției lor — cel mult 6 luni.
• Arhivarea legală a documentelor tale rămâne obligația ta ca entitate (art. 10 și art. 25 din Legea 82/1991; art. 319 alin. (31) din Codul fiscal pentru facturi). KONTAH îți dă instrumentul de export; arhiva e a ta.
• Copiile de siguranță se fac după regula 3-2-1, criptate (restic), pe un Storage Box Hetzner din Germania, și se probează săptămânal printr-o restaurare reală.

10. Inteligența artificială

• Documentele fotografiate sau încărcate se citesc cu un model Claude al Anthropic PBC (Statele Unite). Rezultatul e o propunere: omul o confirmă sau o corectează, și abia atunci intră în registru, cu drumul lui de intrare consemnat („citit de model, confirmat de om”). Nu e o decizie automată.
• Asistentul din aplicație răspunde din datele firmei tale, cu același furnizor; orice scriere pe care ți-o propune cere confirmarea ta.
• Poți cere oprirea citirii automate pe firma ta; documentele se introduc atunci de mână.
• Datele trimise modelului pleacă în afara Spațiului Economic European, cu clauzele contractuale standard aprobate prin Decizia (UE) 2021/914. Detaliile sunt în politica de confidențialitate și în lista subprocesatorilor.
• KONTAH nu folosește datele tale pentru a antrena modele.

11. Disponibilitate și suport

Ținem aplicația disponibilă cu toate eforturile, fără să promitem un procent pe care nu-l măsurăm încă. Întreținerea planificată se anunță în aplicație; incidentele se comunică, se corectează și se explică după aceea. Instanța de demonstrație nu are nicio garanție de disponibilitate.

Suportul începe în aplicație: semnul KONTAH de pe fiecare ecran (ajutorul contextual), Ghidul și Asistentul. Apoi e-mail la tech@kontah.ro și telefon la 0723 293 874, în programul anunțat pe pagina de contact. Dacă lucrezi printr-un cabinet, întrebările de zi cu zi merg întâi la cabinetul tău, care îți cunoaște firma.

12. Proprietate intelectuală

12.1. Marca

Emblema hexagonală și marca KONTAH aparțin OCJAI S.R.L. Nu le folosești pe alte site-uri sau materiale fără acord scris, în afara citării cu atribuire de la secțiunea 12.4.

12.2. Licența

Aplicația e un program pentru calculator protejat prin Legea 8/1996 privind dreptul de autor (art. 7 lit. a și art. 73: codul-sursă, codul-obiect, materialul de concepție și manualele). Software-ul se licențiază spre folosință, nu se vinde: primești un drept neexclusiv și netransferabil de utilizare, pe durata abonamentului, pentru firmele și utilizatorii înregistrați (art. 76 din Legea 8/1996). Nu ți se transferă niciun drept de autor.

Sunt interzise: ingineria inversă și decompilarea, în afara cazurilor pe care legea le permite imperativ (art. 79 și art. 80 din Legea 8/1996, pentru interoperabilitate, în condițiile de acolo); extragerea sistematică de date; revânzarea, subînchirierea sau darea accesului unor terți neînregistrați. Nimic din acest document nu îngrădește ce legea îți garantează utilizatorului legitim (art. 77 și art. 78 din aceeași lege).

12.3. Conținutul site-ului și documentația

Textele, imaginile, schemele, capturile, codul și identitatea vizuală de pe https://kontah.ro, ca și Ghidul, Manualul și manualul tehnic, sunt protejate prin drept de autor. Le poți folosi intern, pentru a lucra cu aplicația. Documentele pe care le generează aplicația din datele tale sunt ale tale.

12.4. Citarea permisă

Poți cita scurt din paginile publice ale site-ului și din documentație, cu atribuire vizibilă la KONTAH și link către pagina-sursă, în limitele art. 35 alin. (1) lit. b din Legea 8/1996. Pentru reproduceri mai lungi, pentru antrenarea de modele pe conținutul nostru sau pentru folosirea mărcii ai nevoie de acordul nostru scris, la tech@kontah.ro.

13. Limitarea răspunderii

Ce garantăm. Funcționarea conformă a instrumentului: calculele și documentele generate respectă regulile fiscale implementate în aplicație; ce nu trece validarea nu iese; fiecare fapt din registru e verificabil.

Ce nu acoperim. KONTAH S.R.L. nu răspunde pentru: corectitudinea și completitudinea datelor introduse de tine sau de utilizatorii tăi; deciziile profesionale luate pe baza aplicației; verificarea și depunerea declarațiilor (secțiunea 8); interpretările sau deciziile autorităților care diferă de regulile implementate; indisponibilitatea temporară a aplicației, a SPV-ului sau a altor sisteme ale ANAF; prejudicii indirecte, beneficiu nerealizat, pierderi de date imputabile ție. Abonamentul nu e consultanță fiscală sau contabilă.

Plafonul. Răspunderea totală a KONTAH S.R.L. față de un client se limitează la contravaloarea abonamentelor plătite de acel client în ultimele 12 luni.

Limitele limitării. Nimic de mai sus nu exclude răspunderea pentru prejudiciul cauzat cu intenție sau din culpă gravă (art. 1.355 alin. (1) din Codul civil), nu restrânge drepturile persoanelor vizate la despăgubiri (art. 82 din GDPR) și nu înlătură drepturile pe care legea le dă imperativ unui consumator. Defectele aplicației nu se ascund după clauză: se corectează, se comunică și se explică.

14. Notificări și sesizări

• Comunicările dintre noi se fac în scris, prin e-mail: tu la adresele din secțiunea 1, noi la adresa contului tău și prin mesajele din aplicație. Un e-mail se consideră primit la trimitere, dacă nu vine înapoi o eroare.
• Sesizările despre un conținut ilegal găzduit în aplicație se trimit la tech@kontah.ro și trebuie să cuprindă elementele cerute de art. 16 alin. (2) din Regulamentul (UE) 2022/2065 (DSA): motivarea, localizarea exactă a conținutului, numele și adresa de e-mail a celui care sesizează și o declarație de bună-credință. Le tratăm fără întârziere și cu diligență, iar în condițiile art. 6 din DSA nu răspundem pentru informațiile stocate la cererea clienților noștri câtă vreme nu avem cunoștință de caracterul lor ilegal.
• Punctul de contact pentru utilizatori, în sensul art. 12 din DSA, e tech@kontah.ro; pentru autorități, tech@kontah.ro.

15. Date cu caracter personal

Pentru vizitatori, pentru conturi și pentru corespondență, KONTAH S.R.L. e operator; pentru datele din contabilitatea firmelor cliente e persoană împuternicită, potrivit art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679. Ce prelucrăm, cu ce temei și cât timp e scris în politica de confidențialitate; obligațiile noastre față de firma clientă sunt în acordul de prelucrare, anexă la contract; ce stocăm în browser e în politica de cookies.

16. Soluționarea litigiilor

Întâi pe cale amiabilă: scrie la tech@kontah.ro și răspundem în cel mult 30 de zile.

Serviciul e făcut pentru firme și profesioniști. Dacă totuși ești consumator — persoană fizică ce acționează în afara activității profesionale (art. 2 pct. 1 din OUG 34/2014; art. 1 pct. 7 din Legea 365/2002) — poți folosi soluționarea alternativă a litigiilor prin ANPC (SAL) sau te poți adresa ANPC. Platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL) nu mai există: Regulamentul (UE) 2024/3228 a abrogat-o de la 20 iulie 2025.

Dacă nu ne înțelegem, litigiul se judecă de instanțele competente din Timișoara, după legea română.

17. Modificarea termenilor

Termenii se țin în versiuni datate; versiunea în vigoare e cea de pe această pagină, cu data ei în antet. Schimbările care te afectează se anunță în aplicație și pe e-mailul contului cu cel puțin 30 de zile înainte de a intra în vigoare. Dacă nu le accepți, poți înceta contractul fără penalități până la data intrării lor în vigoare; datele ți le exporți ca la secțiunea 9.

18. Dispoziții finale

• Se aplică legea română. Pentru ce nu e scris aici se aplică Codul civil, Legea 8/1996, Legea 365/2002, OUG 34/2014 unde ești consumator, Regulamentul (UE) 2016/679 și Regulamentul (UE) 2022/2065.
• Dacă o clauză e declarată nulă, celelalte rămân în vigoare.
• Ordinea documentelor, dacă se contrazic: contractul de abonament semnat, apoi acordul de prelucrare, apoi acești termeni, apoi politicile.
• Întrebări despre acest document: tech@kontah.ro.

Documentul se ține versionat: schimbările se anunță pe această pagină, cu data lor. Întrebări: tech@kontah.ro.