Documentele intra

Pe ce cai intra un document

Sapte drumuri, si fiecare fapt din registru isi poarta drumul scris pe el. Nu se poate sti mai tarziu „de unde a venit asta” decat daca s-a scris cand a venit.

Un document poate intra in KONTAH pe sapte cai. Fiecare fapt scris in registru poarta CANALUL pe care a intrat, iar canalul nu se poate schimba dupa aceea: registrul nu se rescrie.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cate feluri de a introduce documente are KONTAH?"

Portalul: clientul fotografiaza bonul

Gandit pentru telefon, cu mana ocupata si semnal prost. Poza intra intai in coada de pe telefon, si pleaca singura cand revine semnalul.

Clientul deschide portalul de pe telefon si fotografiaza. Poza NU pleaca direct: intra intai intr-o coada locala, pe telefonul lui, si abia de acolo se trimite.

Starile pe care le vede clientul sunt cele adevarate ale propunerii, nu o parere: in prelucrare → citit, asteapta contabilul → inregistrat. Deci stie oricand unde a ajuns ce a trimis, fara sa dea un telefon.

Confirmarea nu e la client. E act contabil si ramane la cabinet — clientul trimite, contabilul hotaraste.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cum trimite clientul bonurile din teren?"

Propunerile: masina citeste, omul confirma

Nimic din ce citeste masina nu ajunge in registru pana nu confirma un om. Confirmarea trece prin aceeasi poarta ca un document tastat de mana, cu aceleasi verificari fiscale.

Documentul citit devine o PROPUNERE, nu o inregistrare. Ecranul e construit in jurul unei singure idei: omul trebuie sa poata verifica fara sa caute. De aceea documentul sta langa campuri, fiecare camp isi arata increderea, iar ce n-a trecut verificarile e marcat inainte sa se uite cineva.

Ce se pastreaza pentru audit, la fiecare propunere: fisierul brut cu amprenta lui, ce a citit masina cu scorurile pe camp, versiunea de schema care a produs citirea, rezultatul verificarilor, cine a decis si ce a corectat. Corectiile stau separat de citire, nu peste ea: ele sunt materia prima din care citirea se face mai buna, furnizor cu furnizor.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Ce se intampla dupa ce KONTAH citeste un document?"

e-Factura: registrul se CONSTRUIESTE din SPV

Facturile primite nu se verifica ulterior contra SPV-ului: ele vin de acolo. Fereastra de mesaje a SPV e de 60 de zile, deci interogarea automata nu e o comoditate, e obligatorie.

KONTAH intreaba SPV-ul singur, pe fiecare CIF, si descarca mesajele. Fiecare mesaj intra o singura data: deduplicarea se face pe identificatorul dat de SPV, nu pe ce scrie in factura.

Fiecare factura primita devine un fapt in registru si un document cu partenerul, liniile si arhiva atasata. Adica registrul de achizitii se construieste din SPV, nu se confrunta cu el mai tarziu.

Legatura se face o data, cu certificatul calificat, din Cabinet → Legatura cu ANAF: butonul deschide pagina ANAF de autorizare — pe calculatorul cu tokenul, cu usa de intoarcere deschisa pe server (INSTALARE, §7 bis) —, alegi certificatul, tastezi PIN-ul, iar ANAF se intoarce singur in KONTAH. Codul lui tine 60 de secunde. Jetonul se reimprospateaza singur 90 de zile; o data pe an ANAF cere certificatul din nou. O singura autorizare acopera toate firmele cabinetului.

Carantina. Ce nu poate hotari KONTAH singur nu intra in registru: o factura care SEAMANA cu un document tastat altfel (acelasi furnizor, aceeasi zi, acelasi total, alt numar) ori una adresata altui CIF. Le vezi in Achizitii → „Carantina”, factura din arhiva fata in fata cu documentul care seamana, si hotarasti tu: e factura noua (intra in registru din arhiva), e acelasi document (il leaga, fara eveniment nou) ori se ignora, cu motiv. Arhiva semnata de Minister ramane pe disc cat sta in carantina.

Clasificarea contabila vine dupa: aici intra FAPTELE. Ce n-are inca un cont se vede in Achizitii, la De clasificat.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cum ajung facturile primite din SPV in KONTAH?"

Raportul Z din casa de marcat

Se incarca arhiva ANAF a casei (A4200/A4203). KONTAH verifica din arhiva ca e a firmei tale, si ia data vanzarii din primul bon — nu din numele exportului.

Se incarca arhiva exportata de casa de marcat pentru ANAF. Cititorul e facut pe arhive adevarate de la trei producatori (Datecs, Tremol, Daisy), nu dupa documentatie — fiindca cele trei scriu diferit: unele pun numerele cu punct la coada, altele sar prologul XML.

Veniturile intra pe contul firmei din Setari firma > Casa de marcat: 707 daca nu s-a scris nimic, 704 la un salon sau un service (prestarea include consumabilele), 708 la alte activitati — orice cont din clasa 7. Acelasi cont il ia si raportul Z batut de mana cand cota nu spune altfel.

1. Vanzari sau Gestiune > „Importa din casa (A4200)”
   alegi arhiva ZIP exportata de casa (doar luna de importat: rapoartele Z deja intrate se sar, dar luna veche adusa din listele programului anterior s-ar dubla)
2. dialogul arata contul de venit
   707 daca firma n-are altul; scrii 704 la un salon sau un service — contul ales ramane al firmei
3. „Importa pe …”
   fiecare raport Z intra in registru, cu bonurile lui si cu impartirea pe instrumente de plata (card, numerar) asa cum o scrie casa

Un raport intrat pe alt cont de venit se muta pe urma, din Vanzari: bifezi rapoartele, „Schimba contul de venit (Z)”, scrii contul. Registrul nu se rescrie: fiecare raport primeste o nota de reclasificare — storno in rosu al articolului vechi (aceleasi conturi, cu minus) si articolul cel nou —, deci rulajele raman curate si se vede ce s-a intamplat si cand.

Baza pe cote nu vine in fisier si se deriva din TVA-ul defalcat. Bonurile zilei intra cu totalul lor cu TVA, iar TVA-ul e desfacut pe cote asa cum l-a scris casa.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Cum inregistrez rapoartele Z din casa de marcat?"

Acelasi document, trimis de doua ori

Se recunoaste dupa amprenta fisierului, in aceeasi firma, si se opreste. Nu se sterge nimic: ti se arata propunerea care exista deja.

Fiecare fisier primeste o amprenta la intrare. Cand acelasi fisier vine a doua oara in aceeasi firma, KONTAH nu-l citeste din nou si nu creeaza o a doua propunere: te trimite la cea care exista deja.

Amprenta e a FISIERULUI, nu a continutului citit. Doua fotografii ale aceluiasi bon, facute separat, sunt doua fisiere deosebite. Pe alea le prinde a doua verificare, care se uita in registru dupa acelasi DOCUMENT ajuns pe cai deosebite: bonul fotografiat de sofer si adus si pe hartie la cabinet, factura sosita si prin e-Factura si pe e-mail, poza refacuta fiindca prima iesise stramba.

Dacă nici asta n-a fost de ajuns, asistentul din aplicație se deschide cu întrebarea: „Am incarcat acelasi bon de doua ori. Ce se intampla?"